作為與執行建議

高層支持與承諾　

在專案啟始會議時，應由高層（建議為董事長或總經理)說明永續發展對企業的重要性，表達對永續報告的支持，凝聚內部共識。

制定永續發展的政策，將其納入公司治理結構，並明確企業在環境、社會及治理（ESG）方面的長期目標。

組織建構和責任分派

明確專案執行人員或ESG資訊蒐集人員等角色的職責，確保各部門能夠有條不紊地推動永續資訊揭露作業。

每個部門應指定專責人員負責數據收集和報告撰寫，永續報告專案管理人員負責整體專案進度和資源分配，並定期與永續組織最高權責主管報告​。

備註：為協助企業建立永續治理文化，證交所已訂定「OO股份有限公司永續發展委員會組織規程參考範例」，引導企業設置永續發展委員會（永續長），並透過公司治理評鑑鼓勵企業強化董事會對於永續治理之監督功能，由上而下引領企業推進永續治理。

內部培訓與意識提升

透過專案啟始會議和教育訓練，確保所有相關人員充分理解企業的永續發展目標和報告的流程​。

持續推動員工培訓，提升他們對永續發展和內部控制的認識，確保全員能遵循內部控制要求。

作為與執行建議

風險識別

在高層或部門訪談​階段，通過深入了解各部門的業務運作，識別與環境、社會、治理相關的潛在風險，例如數據不完整、錯誤報告、法規不合規等。

依據 AA1000 SES 利害關係人標準，識別對企業運營有重大影響的利害關係人。

識別報告編撰過程中可能造成違反 GRI 八大原則之風險情事：準確性、平衡性、清晰性、可比較性、完整性、永續性脈絡、時效性、可驗證性。

風險分析與優先排序

使用重大主題分析工具，將風險根據其發生後的影響程度和發生的可能性排序，確保重要的永續風險得以優先處理。

評估每個風險對企業永續發展的正面、負面、實際與潛在影響，並確定高風險領域（如氣候變遷、產品責任、勞工與人權等），從而制定針對性的控制措施。

每年依據永續資訊內部稽核與外部稽核(如有)之結果，參考缺失與異常事項發生的頻率與嚴重性，做永續資訊揭露風險列表與排序。

風險應對措施

根據風險評估結果，制定相應的應對策略，確保在發生風險時有完善的處理流程。例如對高風險的資料蒐集過程加強監控和核查。

作為與執行建議

政策與程序制定

根據公司需求和法規要求，制定具體的內部控制政策，涵蓋數據蒐集、核實、保存、報告等方面。

為每個部門制定資料蒐集的標準作業程序（SOP），並要求部門提供精確的數據，後續用以初步驗證並匯總成永續報告​。

數據蒐集與審核

在專案資料蒐集階段，由各部門負責收集與永續議題相關的數據，這些數據應包括環境、社會和治理方面的數據，並根據 GRI 準則及「上市公司編製與申報永續報告書作業辦法」附表一之四至附表一之十四的產業指標進行報告。

將收集到的數據進行初步審核，確保數據的準確性，並對有問題的數據進行重新核實，避免誤報和漏報。

稽核與改進

內部審查團隊應對報告進行持續監控，定期審查控制作業是否有效，並及時進行調整。

在第三方查證階段，外部稽核機構會對企業的永續報告依據 AA 1000 或確信準則公報第一號「非屬歷史性財務資訊查核或核閱之確信案件」(ISAE 3000)等永續資訊保證/確信標準進行審查，提出修改建議。企業應根據稽核意見進行改進，以確保報告符合法規和標準。

作為與執行建議

內部溝通

永續資訊揭露專案啟始會議後，各部門應保持緊密地溝通，以確保數據收集過程順利進行，並及時反饋各種問題。

建立定期內部會議，確保專案管理人員、執行人員和其他利害關係人能夠定期更新專案進展和關鍵問題。

外部溝通

在重大永續主題分析過程中，應通過問卷調查收集鑑別出的企業外部利害關係人的意見，確保他們的需求被充分考慮。

將永續報告公開於企業網站，並舉辦說明會，與投資者、客戶、員工等利害關係人進行雙向溝通。

資訊透明度

對外發布的永續報告應透明且完整，符合GRI 2021版本及IFRS S1 & S2永續揭露準則​。確保在報告中清晰揭露環境、社會和治理績效，並具體說明企業如何解決相關問題。

作為與執行建議

內部監督與評估

在專案執行過程中，專案管理人員應定期審查內控執行情況，確保各部門按時提交數據並完成報告撰寫。

持續監控內控措施，特別是在數據蒐集與核實環節，必要時進行即時調整。

外部監督與審查

提交完成的永續報告需接受第三方稽核單位的審查​，包括書面審查與實地查證，並針對稽核意見跟進和改進。

與稽核單位保持緊密溝通，確保所有建議均得到落實​。

改進機制

在專案結束後，召開結案會議，回顧與總結整個永續報告流程，評估哪些控制措施有效、哪些環節需要改進​。

將過程中的經驗記錄下來，持續優化內部控制流程。