2021-07-22 | 作者:CSRone 團隊

一個老項目「利害關係人議合」,為何此刻變得如此重要?

「利害關係人議合」(Stakeholder Engagement)是企業在做永續策略規劃過程中一個非常重要的環節。企業透過多元途徑、廣泛地蒐集各「利害關係人」群體的關注焦點與期待,以鑑別出何者是企業的「重大性議題」(Materiality),再進行風險管理與規劃營運方針。

然而,企業是否有仔細思考並切實執行「利害關係人議合」的每一個環節?在利害關係人的辨認、鑑別、優先排序、溝通、活動、監測、檢驗、進階目標規劃等流程,企業有做到妥善執行與管理嗎?還是只援引現有議題、發放問卷、整理填答、長官審閱調整,做出永續報告書中的「重大性議題分析」矩陣圖,即此就滿足?本文特此深度解析「利害關係人議合」,以饗讀者。

一、「利害關係人議合」對企業具有多重效益

永續學者指出「利害關係人議合」對組織可以產生三項效益。

效益一:增加企業商業價值

企業的「利害關係人」是指那些對公司或公司的運營、財務,具有實際或潛在利益影響的對象。包括:員工、客戶、供應商、社區、公協會、政府、媒體等。企業透過正式與非正式的利害關係人的議合過程,透徹地蒐集各方意見,並整合到公司的營運策略中,包括:

  • 促進董事會和管理階層的知情與決策;
  • 避免潛在風險;
  • 擴大與開發商機;
  • 增加品牌價值和聲譽;
  • 匯集不同的觀點以促進創新。

所有這些,都將有助於企業推動長期永續發展和商業價值。

效益二:呼應股東積極主義(shareholder activism)的興起

近年來,股東對於企業ESG層面的作為與表現,關注度持續上升。公司若能在關鍵ESG議題上,有效地讓股東和其他利害關係人共同參與,將可達成下列效益:

  • 理性且積極地討論問題,或達成共識制定解決方案;
  • 儘早檢測與積極溝通,以避免意見爭執導致支出成本更高
  • 可以培養公司與其利害相關人之間的順暢關係。

效益三:呼應ESG投資風潮的興起

這2年ESG投資和社會責任投資(Socially responsible investment, SRI)風潮興起,股東和潛在投資者於分析投資決策時,越來越傾向將企業的CSR作為納入考量。而此一風潮,更加彰顯企業在「利害關係人議合」中,其內容、理解、處理方式、監測、回饋、維護等過程的重要性。

再者,在近年各國政府紛紛制定法規、企業也競相加速永續轉型的節奏下,使得「利害關係人議合」成為一門顯學。2019 年 6 月,歐盟發布《非財務揭露指南:氣候相關資訊揭露的補充》(Guidelines on Non-financial Reporting: Supplement on Reporting Climate-related Information),正式揭示「雙重重大性」(double-materiality)原則。此規範督促歐盟企業必須從「企業」 和「環境社會」(廣義的利害關係人)的雙重角度鑑別「重大性議題」,成為跳脫傳統「企業旨在為股東謀利」的思維,邁向永續經濟的新時代最高指導方針。

二、「利害關係人議合」是企業早已熟稔的一個老項目

嚴格說來,「利害關係人議合」對企業而言(尤其是礦產、石油、化工、電力、交通運輸、土地開發、木材、畜牧等產業),早已十分熟稔。企業在執行特定項目開發時,從地域選址、土地規劃、廠房建設、自然資源、工作機會、廢棄物處理、交通運輸、營運管理、監測維護等環節,都必須與當地政府、團體、供應鏈、社區居民,保持密切的溝通與議合,才能順利完成。

因而企業也早已經發展出一套非常專業且縝密的議合流程、原則和步驟。包括:向上、向下、向外、向橫地辨別利害關係人;以及從經濟利益、道德和倫理價值觀、宗教信仰、政治觀點、商業利益、人口統計、環境管理、所有權價值、溝通偏好等所有角度,去檢視利害關係人的期待,以進行「有意義」的議合溝通行為。

2016年英國政府機構「政府溝通服務中心」(Government Communication Service,曾經依據波士頓矩陣框架發布一套利害關係人議合工具包。建議利用「感興趣程度」(X軸)和「影響力程度」(Y軸)畫出4個象限,將利害關係人做歸類,再據以訂出適當的議合方式。其矩陣和內容,摘要如下。


(不同利害關係人族群有不同的議合方式/圖片來源: Jim Riley

群組一:「高影響力/高度興趣」者
必須保持密切接觸並積極發揮影響力;其議合方式包括:共同規劃、合作活動、共同記者會、發布聯合新聞稿、簽署備忘錄、合作協議、資源互通、借調、共同研究、共同管理等。

群組二:「高影響力/低度興趣」者
必須讓他們保持滿意的狀態,隨時更新卻不過度打擾;其議合方式包括:開放論壇、圓桌討論、諮詢會議、研討會、小組會議、會議、聊天室。

群組三:「低影響力/高度興趣」者
必須保持平等協商的態度充分傾聽,讓他們成為關鍵共鳴者;其議合方式包括:專門小組、任務小組、訪問、協議。

群組四:「低影響力/低度興趣」者
必須讓他們保持知情(Keep informed),其議合方式包括:通訊函、網站、演講、新聞稿、郵件。

影響所及,英國企業對於「利害關係人議合」,多數持重視的態度。例如,愛爾蘭電網與電力公司EirGrid在今年出版《Stakeholder Engagement Plan 2021》,就以2020年至2025年的永續目標為標的,向17個不同群組的利害關係人,說明期程與溝通重點。而供給230萬人口電力的愛爾蘭ESB Networks網絡公司也出版《Stakeholder Engagement Strategy and Plan 2021》,說明針對公司的15個群組的利害關係人,於5個層面(Plan、Act、Report、Review、Improve)公司所遵循的的議合原則與作為。

三、不同部門「利害關係人議合」,其議合目的有差異

當我們進一步檢視企業內部「永續」與「項目開發」這2個部門執行「利害關係人議合」的差異時,我們會發現,這2個部門的執行方法大致雷同,然而彼此的目的卻有差異甚大。其中,永續部門的「利害關係人議合」旨在凝聚永續報告書中的「重中之重」,也就是「重大性議題分析」的矩陣,以揭露企業永續發展的年度重點。而項目開發部門則旨在達成特定項目開發,創造階段性的商業績效。

項目

目的

執行方法

永續部門

揭露「重大性議題分析」矩陣圖,彰顯永續重點

訪談、諮詢、問卷、會議、論壇、通知、年度報告、報告、市調、簡報、小冊子、雜誌、網站、內部通訊、社交媒體、電子報、指南、手冊、電話、投訴、客服、工廠參觀、展覽、活動、培訓、倡議、行動、聯盟、合作夥伴、贊助

項目開發

達成特定項目開發,創造階段性的商業績效

因此,上述2個部門的目標,若從企業的整體運作較度來看,不免稍嫌侷限。因為既然企業平日已經投注大量資源在「利害關係人議合」的項目上,這2個部門的人員不妨互相參考彼此的執行原則、步驟與方法,如此才能讓這2個部門相近項目的成果,達到上下擴散、普惠及於其他層級或部門的效益。「利害關係人議合」才能落實成為企業於環境監測、資源管理、風險評估、情資蒐集、市場調查、競爭策略、員工照顧、供應鏈管理的營運參考。

四、BSR提出「利害關係人議合」5項步驟心法

對企業來說,「利害關係人議合」的成果必須適時地傳達到整體企業的思維與決策。國際非營利組織BSR即主張,企業的「利害關係人議合」必須從一個「過程」,轉變為「營運策略優先事項」,通過更具協作性、包容性和戰略性的參與,將利害關係人的回饋,深入整合到公司營運的各個方面。
 

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