2020-04-10|作者:CSRone倪上筑、陳建佑

【第六屆台灣永續分析報告發表會:幕後直擊】 迎擊Covid-19 永續規劃即是積極化解危機 主動掌控機會

台北時間:2020年3月26日(星期四) 
清晨7:30  台北市金華街Veda Studio中 CSRone夥伴全員到齊,分頭有序地展開一連串影像、聲音系統測試、最後彩排、講者溝通提醒、遠端鏡頭音訊確認,各就各位,肅穆緊繃的氛圍溢於言表。

上午9:50  全體工作人員屏息凝神,緊盯著眼前的電腦螢幕…總召集人聲音宏亮的說:「大家預備,線上參與者即將入場。倒數5、4、3、2…」瞬間,中央電腦系統同時湧入數百位來自全球各地關注永續發展的與會人士。頓時,整個辦公空間充盈著喀喀喀的打字聲,宛如一個即將盛大開幕的演唱會現場。

活動組、行銷組、媒體組、技術組…,小組成員各自專注地展開作業:遠端各講者的連結溝通,視訊、音頻等網路穩定度測試,且在短短的開幕10分鐘內【2020第六屆台灣永續報告分析全球線上發表會】共吸引近600位CSR專業人士遠距全程線上收視。而隨著磅礡的開場樂,CSRone第六屆台灣永續趨勢國際發表會正式在雲端拉開序幕。

然而,CSRone這一場自2019下半年即開始投入資源規劃的永續論壇盛會,在每位夥伴手上同步進行其他顧問輔導業務的時刻,該如何因應疫情快速由實體活動成功轉型為全球線上活動,並創下近1,000人註冊、且同時近600位參與者全程在線收視的佳績呢?讓我們把時間軸拉回1月下旬。

 「勇氣,是壓力之下所展現的優雅。」 ─ 海明威


行動辦公室(Mobile Office)的概念與實踐,對於CSRone團隊而言是行之有年的常態工作形式。然而,當我們面臨需要將承辦多年的線下實體活動轉為線上活動的關鍵思考時,如何取捨、評估仍是一個兩難的抉擇。

  • 實體活動的接觸、效用與無形價值,若改為線上活動能夠持續嗎?
  • 已投入眾多資源,可以確定改為免費論壇嗎?
  • 大幅更動原訂的議程,受邀講者與合作夥伴會繼續支持嗎?
  • 萬一網絡系統崩壞,備案是什麼?
  • 如何穿插影音訊息,讓活動更精彩,資訊更豐富、實用?
  • 100、200、500、700、800…的註冊者數目不斷快速上升,直到逼近千位報名,我們可以同時承接這麼多期待嗎?

過程中,一個個問號和一次次疑懼,不斷在小組成員們心腦中浮現。在這項巨大轉變之中,需重新審慎思考與規畫的,不單只是一場永續盛會的舉辦、講者議程的安排、來賓的出席,亦包含著合作單位、內部高層與夥伴等利害關係人的全方位溝通。然而最後成效超乎預期、佳評如潮。

國際電腦大廠永續高階主管會後表示,「線上會議規劃的很用心,是近期所參加過,整體體驗最好的一次,講者和與談人也很專業。」;來自嘉義市政府的永續夥伴也分享「主題論述明確又極具建設性,堪稱非常成功之會議!」。

眾多回饋中更有來自新加坡、以色列的國際永續夥伴表示,期待下一次線上論壇的到來!除了論壇設定之外,也有夥伴對於此次ESG結合AI的主題分享內容表示肯定,「AI議題非常新穎,可以讓國內產業有不同面向的思考。」、「喜歡關於演講中運用科技去解析非結構性的內容。」這些回饋更使得CSRone公開剖析、分享此次活動成功的關鍵四要素。

關鍵一、風險評估:審慎衡量情勢,簡化決策指標

在疫情突發來襲之際,CSRone深知所有的規劃與執行都將跟不上疫情的快速變化。因此,自1月底,CSRone團隊即迅速召開討論會議,並依照權職分工,在進行線下活動相關規劃與項目的同時,也開始準備相關的轉線上可能的因應措施,以因應突如其來的變化。

我國政府尚未公告活動指示並建議取消的2月初,我們即對內部公告5項風險評估標準,並將評估指標依據相關性分為高、中、低風險鑑別程度。而由於活動講者及參與者來自全球各地,為避免造成台灣的防疫破口,我們同時也將評估的風險範圍跨大到全球概況,並同步更新各地疫情資訊。

2月中決議線下實體活動轉為線上時,CSRone團隊更是在2天內完成半年來的活動相關停損評估,並同步執行已提前規畫完成的線上發表會方案,以及利害關係人的即時溝通。

在上述評估、溝通的過程中,我們拋下過多瑣碎的原則、規範、成效的顧慮,以永續發展以及公共衛生安全作為優先考量的首要目標,打破以往約定俗成的框架、因應現況做出及時應變規劃。

(CSRone快速完成停損評估、轉型線上之相關規畫/圖片來源:CSRone。)

關鍵二、即時溝通:臨機應變也要遵循永續核心

每年舉辦的台灣永續分析報告發表會一直以來都受到眾多永續人士、組織的支持,也成為台灣指標性的論壇之一。在此高度期待下,CSRone率先示範永續經營與發展的核心:利害關係人的溝通管理

當團隊內部努力投入疫情因應之際,可能出現目標分歧、各自行動的狀況。此時,內、外部的即時且真實的溝通管理就顯得格外重要。我們以信任為組織精神,奉行「即時、真誠且真實」的溝通三要素,使得不論是內部溝通、外部的說明,都能得到夥伴與合作組織的理解、支持與肯定。

在分析發表會的議程規劃中,我們特別考量到有眾多初次使用線上會議系統的講者和與會者,不僅在活動開始前進行系統功能教學說明,更安排專人負責在會前與講者多次進行測試與溝通。此外,為了讓大眾進一步了解CSRone以及今年主軸的重要性,更是自製了2支動畫與短片,並安排活動中的互動問答機制。

在本次非常時期,CSRone深切感受到平日應建立與維護的利害關係人鑑別與溝通渠道的重要性,使得決策的訊息溝通和掌握即時且快速,也避免了掛一漏萬的情況發生。

(許多企業、學校組織利用會議室和教室等空間,一同收聽今年度的台灣永續報告分析發現/圖片來源:某組織分享收看發表會的內部狀況。)

關鍵三、多元管道加速資訊傳遞:擴大永續影響力

面對訊息暴增的網際網絡時代,真實、正確且完整的資訊傳遞,就成為組織進行重大決策的關鍵基礎。而本次CSRone透過線上系統分享今年度的永續主題【在不確定的世界保持優勢:重新定義下一個十年】。許多企業、政府單位利用會議室,一同聆聽本次台灣永續分析報告關鍵結果;更有學校與研究單位透過課程方式,讓國內與國際交換學生同步學習了解台灣永續發展的趨勢和運作。

另外,本次活動會後的回饋問卷調查,更是在30分鐘內高達279人進行填寫與分享,相較往年實體活動約230位參與者,線上發表會的效率與效果都不遜於實體活動。

關鍵四、化危機為轉機:加強新線上服務模式的專業與實戰經驗

商業變化相當快速,病毒的擴散與危機更來的兇猛殘酷。在永續經營與發展領域,風險發生機率與影響程度的鑑別本就是企業永續經營所需做的基本功課;而風險/危機管理與情境演練,更是企業與組織在永續策略擬定時重要的考量

此次發表會轉移為線上活動後,吸引了實體活動3.5倍的全球參與者,成果令人欣喜;也是CSRone加強線上服務模式的實戰經驗,更將與會者從原先主要溝通的亞太地區擴展到全球。

除了全球線上發表會之外,我們也在活動前舉辦了一場線上記者會,使團隊遵循防疫安全的原則下,完成了線上媒體活動,得以讓第六屆台灣永續分析報告發表會的宣傳與任務完整呈現。

面對如新冠病毒疫情的嚴苛挑戰,「超前評估與部署」本就是企業永續風險和因應策略的考量;而因此衍生的契機,不也正是大家所熟知的「危機就是轉機」概念嗎!


核稿編輯:Amy Lin
 

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