2022-01-20 | 作者:CSRone 繆葶

向上管理4心訣 讓你落實永續更提升企業績效!

面臨政策法規、國際趨勢,企業永續已不是口號,更是必須落實的思維。然若非由高層發起改革,要如何從下至上(Bottom-Up),讓企業能夠從企業宗旨開始扭轉思維,落實永續於營運之中?對於初階/中階永續人員來說,永續無法立竿見影,高層著眼財務績效,該如何說服高層永續的重要性?特別是現階段不少企業受到疫情衝擊,永續計畫可能被削減預算或是擱置。

本篇說明在現今溝通過程中,如何將敏捷式溝通帶入,並且說明「向上管理」議題裡,破除障礙的4個方法,祈促進內部向上溝通,讓永續落地,在回應SDGs之餘,也開拓企業永續發展榮景。

敏捷式溝通:高頻即時、明確訊息

利害關係人議合一向是企業在實踐ESG時的重要議題,而員工的議合更是建立企業永續文化的必要關鍵。

根據麥肯錫報告內容,因應市場快速變動、追求工作效率,特別是在疫情詭譎多變地影響下,「敏捷式」(agile)溝通逐漸成為企業追求的方向及目標──以明確的核心項目、相同的術語,並且保持著高頻率與雙向的溝通。同時,團隊成員亦從中收集的回饋,並適時調整原則和目標。

敏捷式溝通的「敏捷」一詞,實則源於軟體開發。2001年由17名軟體開發人員共同發布的「敏捷軟體開發宣言」(Manifesto for Agile Software Development),基於個人互動、持續改良、傾聽使用者以及對於改變的快速回應,雖然是對於軟體開發的思考,但同時也能運用在溝通過程中。

在溝通過程中,麥肯錫的報告也提及了敏捷式溝通的6項原則,包含:從啟發領導階層做起以「為什麼」做為開頭敘明原委提升3 – 4倍的溝通聲量並提前溝通以不同形式直接溝通(影片、文字等)透過溝通建立典範,及秉持最小可行性產品(編按: Minimum Viable Product,MVP,以最少成本設計出想像中的產品,由於成本低、開發速度快,故保留主要功能,其他可先省略,並放入市場測試水溫,進而了解需求再改良進化)思維並持續精煉

練好向上管理 謹記4心訣

「向上管理」(upward-management)是近年顯學。根據麥肯錫報告指出,對於中階主管而言,向上管理和橫向管理(horizontal management)比起對下管理(subordinates),在企業發展以及個人職涯上的重要性都高出許多。而在永續領域中,讓治理階層理解永續之於企業、社會的重要性,是必須且重要的目標。

曾任教於全球多所知名MBA,包含哈佛商學院、美國史丹佛、倫敦商學院、日本慶應塾大學等, Karl Moore匯集過去在IBM、Hitachi等多個品牌的實務以及學術經驗,分享了4個向上管理的溝通方式,不只是有助落實品牌策略,對於個人也是磨練與成就。

1. 目標是提升營運效能

在開始向上管理之前,必須理解向上管理的宗旨就是「提升營運效能」。哈佛商學院月報Management Update中曾經提到:「向上管理不是阿諛奉承,而是要讓營運事務更有效率」。向上管理不僅有助於個人成長,也能夠幫助公司營運,絕對不是一種拍馬屁的行為。

2. 主管的慣用溝通模式

主管喜歡文字書寫還是口語溝通?是電子信件,還是通訊軟體,或是喜歡面對面討論?喜歡溝通的時間是,晨會、午餐會報或是下午的咖啡時間?不管是形式、時段或是場所,只要能夠有效達到溝通效果的都好。

根據過去研究,若是主管個性比較內向、不喜歡交際,則比較傾向以閱讀書寫文字,並喜歡提前拿到資料做準備,也偏好提早安排的會議。別於不假思索地在會議上給出想法,他們希望能夠先做功課,分析思考。而個性外向者則傾向面對面直接溝通,他們可以第一時間給出想法,甚至是在辦公室走廊上就會給出決策。

企業員工過往溝通的癥結點在於,慣用特定溝通模式,因此而往往無法達成溝通目的。但必須明白的是,溝通目的是讓主管們接收訊息,進而認同,所以要找到主管們傾向的溝通模式,以達成我們希望達成的溝通目標。

3. 連結主管痛點

什麼議題可以激發主管的興趣?Karl Moore分享過往經驗,有許多中階經理不了解高層在乎的議題優先順序,「如果你知道並達成這些議題,你不僅會深受主管喜愛,更會變成明星員工」。當然,這些議題為何重要也需要深究,在了解原由之後,下屬更能清楚抓住發展方向以及溝通的核心訊息。

比如亟需外資投注的企業,永續人員可以透過與高層說明企業ESG成效之於外資評估的重要性,透過連結高層痛點與永續能帶來的成效,解決高層的問題之餘,更可以推展企業永續策略。

別等著主管主動說明,直接詢問,會是最好的方法。而了解議題重要順序,更有助於你領導的部門達成目標甚至超標。除此之外,Karl也建議可以協助高層釐清這些議題、協助解決,進而讓高層進一步關注到你想要傳遞的訊息。

4. 給出解方而不是增加問題

「過去在業界,我們被教導的觀念是──『永遠不要在提出問題時,沒有提出相應解決方案』」,Karl分享道。這看似是個難題,但也是同步訓練自己與團隊通力合作、找出解方的時機。同時,高層們也會明白,當你去找他們的時候,是真的遇上了困境,需要他們的建議跟支援。

在想不出解法的時候,可以先諮詢團隊,找出方法後,再向高層確認匯報,進而有修正的基礎,而非雙手空空要高層給出決策。同時要讓他們通盤了解事情經過以及當下狀況,使他們能夠在團隊面前,做出正確且重要的方向指引及分享。

實踐永續 溝通管理從你做起

企業的永續計畫推動,循序漸進,可能需要3到5年的時間:從企業宗旨制訂到營運方向對焦調整,要如何融入ESG思維、並導入國際標準框架,讓公司同仁執行策略及行動,是許多中階主管面臨的挑戰。而在此其中,溝通扮演關鍵角色。除了訂定每一年的明確目標,確切執行之外,持續蒐集並且回報成果,無論是短中長期的永續成效回顧,都能讓高層逐漸了解並認同永續之於企業的重要性。

而作為企業的高層主管,這份針對2萬餘名領導者所做的研究指出,領導階級的回應多寡,將影響員工投入程度、工作氛圍。另一份調查同時也發現,員工的建言與之於組織情感投入程度,呈現顯著正相關。當員工感受到企業的回饋與重視,其投入程度也相應提升,進而牽動效率以及企業文化形塑,也就是如何實踐永續在你的企業DNA之中。

 

核稿:王詠葎

 

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資料來源:
Unleashing the power of communication in agile transformations
Managing Upward: A Key Part Of Being A Really Useful Manager For Your People
The Importance of Feedback in Your Sustainability Journey
圖片來源:Headway


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