董事會注意事項
1. 健康與安全
2. 營運及風險管理
3. 企業永續運作
研慮是否已制定BCP企業永續運作計畫,且BCP(Business Continuity Plans)能確實因應已確定的潛在企業營運中斷風險,BCP應包括:就相關突發事件和管理層進行的研擬、討論,並根據疫情發展不斷重新評估BCP本身是否周全。
BCP需要研擬的關鍵問題包含:
員工/人才中斷;供應鏈中斷;資金流動和財務影響;內部控制;緊急繼任計畫;激勵措施;董事會/管理層級持續性
4. 危機管理
研慮現今危機管理計畫是否到位且具效力。具效力的危機管理計畫因包含四大要素:
跨職能的團隊;即刻且果斷的部署;應變計畫;全面的溝通。
5. 監督上市公司的公開報告和披露狀況
企業必須研慮,對公司受的COVID-19之影響是否有充分揭露,其揭露中,應包含業務及財務狀況的實際和預期影響。董事會則應進行監督,以確保公司揭露內容的準確性和完整性,並且能反映不斷更迭的疫情。
企業主要揭露內容應包含:
預期利潤;風險因素;管理層討論與分析(MDA);期後事項;前瞻性聲明;業務及財務狀況更新;股東委託書;最新報告等。
6.遵守上市公司的內線交易限制和公平揭露規則
內線交易:有的內部人員可能知道一些COVID-19的非公開重大資訊,還藉此看出內線交易的機會,並藉此以公司證券牟利。對此公司應嚴密監控。
公平揭露規則: 謹慎遵循公平揭露規則,尤其是在與客戶和利害關係人共享與COVID-19影響的有關信息時。
7. 年度股東大會
與管理層研慮年度股東大會是否僅以虛擬會議舉行,抑或是允許以現場和線上出席的混合會議形式舉辦。上市公司若考慮更改股東會的時間地點,或考慮現場改線上,就需考慮政府法規、證券交易所規則、公司章程與細則。
8. 股東關係、行動主義、敵對局勢
持續確保與重要股東的溝通,並熟知重要股東所關注的議題,同時監督股東持股的變化。
9. 機會策略
與管理層研慮,此環境、趨勢是否會出現與公司策略相符的機會,例如:疫情後續衍伸未能被滿足的需求機會,抑或是遲滯已久的併購(M&A)計畫得以有進展的機會。
10. 後續效應
與管理層研慮由疫情所引起的消費行為變化,是否會對員工以及消費者行為和期望產生任何潛在的永久性影響。除此之外,於疫情緩和時做足準備,評估公司對於危機應變及處理能力,和總結「痛點經驗」(lessons learned)、可行性措施,以進一步改善公司情勢處理狀況。